Das Arbeitszeugnis ist nicht nur ein formeller Abschluss eines Arbeitsverhältnisses, sondern ein entscheidendes Dokument, das das berufliche Weiterkommen eines Mitarbeiters maßgeblich beeinflussen kann. In diesem Ratgeber erhalten Arbeitgeber wertvolle Einblicke, wie sie rechtssichere und aussagekräftige Arbeitszeugnisse erstellen können.
Die Bedeutung des Arbeitszeugnisses im Berufsleben
Grundsätzlich wird zwischen zwei Arten von Arbeitszeugnissen unterschieden: dem einfachen und dem qualifizierten. Während in ersterer Form lediglich Fakten zur Beschäftigung aufgelistet werden, ist das qualifizierte Arbeitszeugnis weit mehr als eine einfache Bescheinigung über die Dauer der Zusammenarbeit – es fungiert als schriftliche Bewertung der Leistungen, Fähigkeiten und des Verhaltens eines Mitarbeiters während seiner Anstellung. Besonders das erste Arbeitszeugnis hat einen prägenden Einfluss auf die berufliche Zukunft, da es als Referenz dient und potenziellen neuen Arbeitgebern einen umfassenden Einblick in die Kompetenzen des Bewerbers ermöglicht.
Pflicht zur Ausstellung und Zeitpunkt des Zeugnisses
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen. Diese Pflicht gilt nicht nur bei regulärem Vertragsende, sondern auch bei befristeten Anstellungen. Die Überreichung des Zeugnisses sollte persönlich erfolgen, idealerweise zum letzten Arbeitstag. Ausnahmen, wie beispielsweise eine längere Krankheitsphase des Mitarbeiters, erfordern eine alternative Zustellungsform, etwa den postalischen Versand.
Die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses während der Probezeit ist nicht üblich, es sei denn, das Arbeitsverhältnis endet bereits in dieser Phase, sei es aufgrund unzureichender Leistung oder Kündigung seitens des Mitarbeiters. Auch in diesen Fällen haben Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch. Wird das Arbeitsverhältnis nach Ende der Probezeit weitergeführt, besteht hingegen grundsätzlich keine rechtliche Verpflichtung zur Ausstellung eines Zwischenzeugnisses.
Rechtssichere und effiziente Zeugniserstellung
Um die Rechtssicherheit von Arbeitszeugnissen sicherzustellen, sind einige formale Kriterien zu erfüllen. So haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein individualisiertes Zeugnis. Auch die formale Korrektheit der enthaltenen Informationen ist unbedingt zu gewährleisten. Das Zeugnis muss zudem in schriftlicher Form vorliegen und vom Personalverantwortlichen händisch unterzeichnet werden.
Für eine effiziente und rechtssichere Erstellung von Arbeitszeugnissen empfiehlt sich der Einsatz professioneller Tools wie Haufe Zeugnis Manager Professional. Die Verwendung einer solchen Software gewährleistet, dass alle relevanten Aspekte angemessen berücksichtigt werden und die Formulierungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Integration dieser Hilfsmittel in den Arbeitsprozess erleichtert die Erstellung und minimiert das Risiko für rechtliche Komplikationen.
Versteckte Formulierungen im Arbeitszeugnis
Qualifizierte Arbeitszeugnisse sind von versteckten Formulierungen geprägt, die dazu dienen, subtile Botschaften an Personalverantwortliche zu kommunizieren. Hierfür werden bestimmte, allgemein bekannte Codes verwendet. Arbeitgeber sollten sich bei der Ausstellung an Mitarbeiter im Klaren darüber sein, wie spezifische Formulierungen von Dritten wahrgenommen werden können, um Missverständnisse zu vermeiden. Eine klare und präzise Ausdrucksweise ist hier entscheidend. Beispielsweise drückt der Satz „Er hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“ die Note „sehr gut“ aus. Die Formulierung „zu unserer vollen Zufriedenheit“ wird aufgrund des fehlenden Superlativs hingegen als „gut“ interpretiert, während „zu unserer Zufriedenheit“ für „befriedigend“ steht. Eine mangelhafte Leistung wird unter anderem auch durch das Fehlen bedeutungsverstärkender Begriffe wie „außerordentlich“ oder „stets“, die Betonung von Selbstverständlichem wie Pünktlichkeit und Gepflegtheit und negative Formulierungen wie „ist nicht zu vernachlässigen“ kommuniziert.
Das Recht des Arbeitnehmers auf Zeugnisverbesserung
Arbeitnehmer haben das Recht, ein unzureichendes Zeugnis verbessern zu lassen. So darf ein neues Zeugnis verlangt werden, wenn die Note schlechter als „befriedigend“ ausfällt. Auch bei formalen oder inhaltlichen Fehlern, Rechtschreib- und Tippfehlern, äußeren Mängeln oder Namens- und Geschlechtsänderung seitens des Mitarbeiters besteht Anspruch auf Korrektur. Dieses Recht sollte vom Arbeitgeber respektiert werden. Bei Inanspruchnahme dieser Möglichkeit sollten Arbeitgeber konstruktiv darauf eingehen und eine gemeinsame Lösung suchen. Die Erstellung eines wohlwollenden, aber dennoch wahrheitsgemäßen Zeugnisses ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch eine ethische Verantwortung.
Rechtssichere Arbeitszeugnisse als Schlüssel für erfolgreiche Zusammenarbeit
Die Erstellung rechtssicherer Arbeitszeugnisse erfordert Aufmerksamkeit und Sorgfalt seitens der Arbeitgeber. Die Nutzung professioneller Tools erleichtert diesen Prozess erheblich und trägt dazu bei, rechtliche Unsicherheiten zu minimieren. Ein klar formuliertes und wohlwollendes Arbeitszeugnis ist nicht nur im Interesse des Arbeitgebers, sondern fördert auch eine positive und konstruktive Arbeitskultur.
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